Moduły

Moduł CRM (ang. Customer Relations Management) w enova365 jest rozbudowaną funkcjonalnością, jeśli patrzylibyśmy na ogólne znaczenie tego pojęcia. Za pomocą rejestracji i zarządzania zdarzeniami związanymi z kontrahentami, moduł enova65 CRM pomaga usprawnić proces organizacji pracy w firmie, poprzez dostosowanie się do jej modelu działania. Ponadto enova365 CRM pozwala na tworzenie własnych rodzajów projektów, własnych aktywności oraz kampanii CRM, dzięki czemu możemy precyzyjnie dostosować działanie, wygląd i zachowanie programu enova365 do potrzeb firmy.

Z‌adania i zdarzenia

W systemie enova365 podstawowym działaniem, na którym opiera się CRM, jest rejestrowanie zadań oraz zdarzeń, które zachodzą pomiędzy naszą firmą, a kontrahentem. Może to być notatka z rozmowy, informacja o przyjściu maila od klienta. Obsługa zdarzeń i zadań w enova365 jest wygodna i intuicyjna. Niewątpliwym plusem jest możliwość integracji z kalendarzem Google, który jest powszechnie wykorzystywany w polskich przedsiębiorstwach.

Projekty i kampanie

Wymienione wcześniej zdarzenia i zadania możemy łączyć w jedną, spójną grupę, którą nazywamy projektami. Projekty z reguły związane są z jednym kontrahentem i mają założony do osiągnięcia wspólny cel. Grupa projektów powiązana z wieloma różnymi klientami, ale która jest związana ze sobą wspólnym celem w module enova365 CRM może zostać połączona w kampanię CRM.

K‌orespodencja seryjna i PocztaCRM

Jest to szczególna forma komunikacji, wykorzystywana w kontakcie z kontrahentami. Oprogramowanie enova365 CRM umożliwia przygotowanie szablonu, a następnie wydrukowanie go dla poszczególnych kontrahentów w celu wysłaniu listów pocztą tradycyjną. Istnieje również możliwość wygenerowania ich i automatyczne wysłanie drogą elektroniczną. W enova365 korenspodencja seryjna jest zapisywana w systemie ERP jako zdarzenie z danym kontrahentem. Warte uwagi jest to, że system dzięki zastosowaniu protokołu IMAP, ma możliwość odbierania i wysyłania wiadomości z wielu skrzynek pocztowych bezpośrednio z programu. Korespodencja seryjna w enova365 może być połączona z kontrahentem, zadaniem lub projektem.

S‌erwis

Wypożyczalnia

Moduł Projekty

Moduł Handel w systemie enova365 wspiera działalność handlową przedsiębiorstw o różnych profilach i branżach. W podstawowym zakresie, moduł ten umożliwia tworzenie dokumentów, zarządzanie towarami i cenami, przechowywanie informacji o kontrahentach, bankach i urzędach.

Handel jest zintegrowany z Ewidencją Środków Pieniężnych, która ma za zadanie uzupełnić funkcjonalność w zakresie rozliczeń z kontrahentami, a także z księgową Ewidencją Dokumentów i rejestrem VAT. W podstawowej wersji modułu, mamy również możliwość korzystania z różnych zestawień analitycznych.

Sprzedaż

Dzięki modułowi enova365 Handel otrzymujesz możliwość wystawiania m.in.: faktur, paragonów, faktur korygujących, korekt rabatowych, faktur proforma oraz zaliczkowych. Co więcej, dokumenty te mogą być rejestrowane w dowolnych walutach. Elektroniczna obsługa deklaracji Intrastat wspiera transakcje WDT. Oprogramowanie enova365 umożliwia elastyczną obsługę limitów kredytowych przyznawanych kontrahentom, przeterminowanych należności, jak również obsługę nieograniczonej ilości kas i rachunków bankowych.

Dzięki rozbudowanemu mechanizmowi definiowania cech mamy możliwość rozszerzenia zakresu przechowywanych informacji o towarach, kontrahentach i dokumentach. Mechnizm ten może zostać również wykorzystany do grupowania towarów i kontrahentów, by umożliwić wielopoziomowe, niezależne od siebie podziały.

Zakup

W podstawowej wersji moduł Handel pozwala wystawiać faktury: zakupu, korygujące (ilościowo-wartościowe), zaliczkowe, zamówienia oraz oferty. Dokumenty wewnętrzne oraz elektroncizne deklaracje Intrastat dla przywozu wspierają i uzupełniają transakcje WNT.

Zamówienia i oferty, zarządzanie dostawami

Dzięki enova365 Handel użytkownik ma możliwość wystawiania zamówień, ofert i zapytań ofertowych. Gdy konfiguracja zostanie wykonana w odpowiedni sposób, otrzymamy możliwość powiązania zamówień odbiorców, z zamówieniami do dostawców, by dostarczony towar o określonych właściwościach był przeznaczony dla zamawiającego odbiorcy. W module Handel możliwe jest przygotowanie zamówień do dostawców na podstawie: stanu towaru, ilości minimalnej, ilości zamówionej, ilości sprzedanej w wybranym okresie itp.

Magazyn

enova365 daje możliwość wystawiania dokumentów: wydań i przyjęć, ale również i przesunięć międzymagazynowych, korekt tych doumentów oraz prowadzenie inwentaryzacji. Dokumenty mogą powstawać automatycznie, ale mogą być również wystawiane ręcznie. Aplikacja prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową magazynu wg wybranej metody rozliczania, np. FIFO, LIFO, wg cechy dostawy). W enova365 w obrębie jednej firmy można prowadzić wiele magazynów. W podstawowej wersji Handlu jest obsługa procesów kompletacji. Istnieje również możliwość obsługi bardziej zaawansowanych procesów produkcji, natomiast jest to możliwe za pomocą dedykowanego modułu. enova365 ma możliwość integracji z magazynami wysokiego składania.

Towary, usługi, produkty, receptury

W module Handel wyróżnić możemy cztery rodzaje kartotek: towar (tworzy obroty magazynowe), usługa, produkt (towar z określonymi składnikami kompletacji) oraz receptura (jest to procedura kompletacji lub dekompletacji). Karta towaru, oprócz podstawowych danych takich jak nazwa, kod czy jednostka, zawiera również dodatkowe informacje jak lista kodów kreskowych, jednostek alternatywnych wraz z przelicznikami, a także zamienników oraz opakowań. Bezpośrednio z karoteki mamy możliwość przejścia do wszystkich dokumentów dotyczących tego towaru, zasobów czy listy obrotów z podsumowaniem stanu po operacjach.

Kontrahenci, urzędy, banki

Na danym kontrahencie w systemie enova365 możemy znaleźć podstawowe dane teleadresowe, warunki handlowe (forma i termin płatności, rabaty, limit kredytowy) oraz całą masę innych dodatkowych danych. Możemy również znaleźć takie informacje jak lista rachunków bankowych oraz lista osób kontaktowych. Użytkownicy mogą przeglądać listy dokumentów związanych z danym kontrahentem, prowadzić rozrachunki, analizować bilans należności i zobowiązań czy tez określać cennik indywidualny dla każdego kontrahenta.

Program z łatwością odwzorowuje złożoną strukturę organizacyjną firmy i spełnia wszystkie wymagania polskiego ustawodawstwa w zakresie ewidencji danych kadrowych, naliczania wynagrodzeń, zasiłków chorobowych, podatków oraz składek ZUS.

Odpowiednia parametryzacja systemu gwarantuje łatwość jego przystosowania do zmieniających się przepisów i w większości przypadków może być realizowana samodzielnie przez użytkownika programu. System gwarantuje dozwoloną prawem pracy swobodę w definiowaniu harmonogramów czasu pracy i składników wynagrodzenia. Możliwe są również rozliczenia wielowalutowe. Aplikacja współpracuje z Programem Płatnik i rejestratorami czasu pracy.

Kartoteki pracowników

Dzięki kartotekom pracowniczym w enova365 zyskujesz możliwość tworzenia dokumentów związanych bezpośrednio z zatrudnieniem, tj. aneksy, umowy, zaświadczenia i inne dokumenty. System dostarcza informacje o kończących się badaniach, szkoleniach BHP czy też umowach o pracę. enova365 pozwala na rejestrowanie czasu pracy, nieobecności i importowanie tych danych z systemu RCP.

Samoobsługa pracownicza

Dzięki enova365 Kadry i Płace rutynowe działania mogą być zautomatyzowane. Pracownicy mogą dodawać wnioski i dokumenty zdalnie, elektronicznie już w kilka minut. System posiada aktualne informacje o urlopach, nieobecnościach, co pozwala na automatyczne przypisywanie zastępstw. Zgodnie ze strukturą firmy, enova365 dostarczy dokumenty w automatyczny sposób.

Rozliczanie płac

enova365 Kadry i Płace jest elastycznym narzędziem i bez problemu może być wykorzystywany w małych firmach, średnich i dużych przedsiębiorstwach. Elastyczność enova365 pozwala na konfigurację w każdym przedsiębiorstwie i dostosowanie do istniejącego systemu wynagrodzeń.

Rekrutacje i HR

Program umożliwia ewidencjonowane kartotek osób rekrutowanych zgodnie z wymogami RODO. W szybki sposób można wyszukać kandydatów według odpowiadających nam kryteriów, przeglądać nadesłane aplikacje, aktualne wakaty i obserwować poszczególne etapy przeprowadzanych rekrutacji.

e-Deklaracje i płatnik

Producent pilnuje, aby format przesyłanych deklaracji był zgodny z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Naliczone w systemie enova365 deklaracje ubezpieczeniowe ZUS można bez problemu importować do programu płatnik. Moduł e-Deklaracje daje możliwość pobierania UPO bezpośrednio z systemu.

System enova365 daje możliwość korzystania zarówno z księgowości uproszczonej, dzięki Księdze Podatkowej, ale również i pełną księgowość, dzięki Księdze Handlowej. Księga Handlowa w aplikacji wykorzystywana jest do ewidencjonowania dokumentów, księgowania, a także sporządzania deklaracji oraz sprawozdań bieżących i okresowych. enova365 jest nowoczesnym narzędziem dla wszystkich księgowych, dedykowany by usprawnić wykonywaną pracę, ale również i zamykanie miesiąca i roku obrachunkowego. Producent pilnuje, by format przesyłanych deklaracji był zgodny z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Użytkownicy mają możliwość pobrania UPO bezpośrednio z systemu, a naliczone w systemie enova365 deklaracje ubezpieczeniowe ZUS Aplikacja zawiera wiele dokumentów związanych z rozrachunkami z kontrahentami: noty odsetkowe, ponaglenia zapłaty, potwierdzenia salda, przelewy.

Ewidencja VAT

Przejrzysta ewidencja VAT zakupów i sprzedaży jest szczególną formą rejestracji dokumentów. enova365 na podstawie gromadzonych dokumentów ma możliwość automatycznego sporządzenia miesięcznej lub kwartalnej deklaracji VAT-7, VAT-UE oraz VAT-27. Funkcjonalność ewidencji VAT daje możliwość rozliczenia VAT metodą kasową i memoriałową, ale również uwzględnia szczególne przypadki powstawania obowiązku podatkowego. System umożliwia również ewidencje dokumentów w stawkach VAT innych niż krajowe na potrzeby rozliczeń Mini One Stop Shop.

Ewidencja Środków Pieniężnych

Dzięki Ewidencji Środków Pieniężnych użytkownicy systemu mają możliwość wystawiania i drukowania kwitów KP i KW, na podstawie których sporządzany jest raport kasowy. Rozliczenia dają możliwość śledzenia stanu rozrachunków z kontrahentami. W enova365 funkcja ta została wzbogacona o możliwość naliczania odsetek oraz drukowania not odsetkowych, ponagleń zapłaty, potwierdzeń salda i poleceń przelewu, w tym przelewów elektronicznych. Użytkownicy mogą również importować kursy walutowe, prowadzić ewidencję rozrachunków walutowych, rozliczać różnice kursowe czy wyceniać rozrachunki i środki pieniężne na dzień bilansoy.

Ewidencja dokumentów

Daje możliwość wprowadzania dokumentów do systemu, a także umożliwia automatyczne zaksięgowanie do dziennika. W ewidencji dokumentów użytkownicy znajdą także dokumenty podlegające księgowaniu, ale wygenerowane w innych modułach enova365 takich jak lista płac, dokumenty handlowo-magazynowe, czy amortyzacja.

Zestawienia księgowe

Zdefiniowanie bilansu firmy oraz innych zestawień w oparciu o wskazane pozycje planu kont i innych danych analitycznych jeszcze nigdy nie było tak proste. Dzięki temu możemy sprawnie wyliczyć oraz przejrzyście przedstawić wyniki prowadzonej działalności gospodarczej.

Schematy księgowe

Funkcjonalność ta pozwala na automatyczne dekretowanie wszystkich dokumentów, w tym celu wykorzystane są informacje takie jak: kwota, data, kontrahent czy opis analityczny. Schematy księgowe budowane są w oparciu o plan kont.

Ewidencja JPK

System ERP enova365 pozwala na tworzenie, ewidencjonowanie i elektroniczną, szybką wysyłkę plików JPK: JPK_VAT, zgodnie z obowiązującą strukturą oraz pozostałych jednolitych plików kontrolnych, które są składane na żądanie. Oprócz podstawowej funkcjonalności, użytkownik ma możliwość importowania do enova365 gotowych jednolitych plików kontrolnych, przygotowanych w innych systemach, by następnie je wysłać. Funkcjonalność ta pozwala również na tworzenie na podstawie zaimportowanego pliku JPK_VAT deklaracji VAT oraz Rejestru VAT.

Moduł enova365 Workflow pozwala na maksymalne zautomatyzowanie działań w przedsiębiorstwie. Wykorzystywany jest do tego, by skutecznie organizować pracę ludzi w ramach procesów firmy.

Edytor procesu

W Module enova365 Workflow użytkownicy mają możliwość tworzenia procesów, w tym celu najlepiej i najwygodniej jest wykorzystać edytor procesu enova365 Workflow Designer. Dzięki niemu użytkownik ma możliwość stworzenia pełnego procesu opartego o graf. Samo narzędzie jest intuicyjne, tworzenie opiera się o przeciąganie z paska narzędzi elementów, by program mógł wygenerować poprawną konfigurację. Dzięki elastyczności edytora można zaprojektować dowolnie rozbudowany proces w firmie.

Środowisko pracy użytkownika

W enova365 Workflow głównie pracuje się na liście zadań, na której widać powiadomienia o czynnościach do wykonania przez operatora w poszczególnych procesach. Użytkownik po wybraniu zadania wywołuje formularz kreatora, który zawiera kroki/zakładki do uzupełnienia przez niego. Po zakończeniu pracy z kreatorem skutkuje realizacją zadania, a następnie przejściem do kolejnego etapu przetwarzania procesu. Kolejnym krokiem może być na przykład wysyłka wiadomości mailowej czy też SMS, przekazanie zadania do innego użytkownika lub na przykład zatwierdzenie jakiegoś dokumentu.

Harmonogram zadań

Funkcjonalność ta wykorzystywana jest do inicjowania w określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia akcji wykonywanych przez użytkownika. By zobrazować działanie harmonogramu zadań, przedstawiamy przykład wykorzystania. Zaplanowany może być import kursów walut o określonej godzinie czy wysyłanie informacji do dłużników o należnościach.

Wskaźniki

Głównym elementem Business Intelligence są tak zwane kluczowe wskaźniki efektywności (ang. KPI – Key Performance Indicators) czy tez wskaźniki działania. Każde przedsiębiorstwo powinno mieć zdefiniowane wskaźniki, by być w stanie efektywnie monitorować efektywność procesów w przedsiębiorstwie. Można je wykorzystać do monitorowania realizowania celów lub etapów ich realizacji.

enova365 BI dostarcza pakiet wskaźników z trzech obszarów oprogramowania ERP. Począwszy od prostych wskaźników jak dynamka sprzedaży czy struktura nieobecności pracowników, kończąc na bardziej złożonych, tj. stan nadgodzin wśród pracowników.

Możliwe jest również samodzielne tworzenie takich wskaźników, dzięki prostemu edytorowi.

Zaawansowane możliwości analityczne

Dzięki enova365 dane przechowywane w systemie są dostarczane w uporzadkowany, jednolity i wiarygodny zbiór. Dzięki uniwersalności systemu enova365 bez problemu analitycy mogą podpiąć do systemu dowolne narzędzie analityczne.

Analiza danych z innych systemów

Moduł Business Intelligence daje możliwość połączenia enova365 z innymi systemami, by mieć możliwość przenalizowania danych pochodzących z nich. Co ważne, analiza ta jest możliwa bez konieczności wysyłania plików z danych systemów, czy też eksportowania i importwania danych.